1. Reikwijdte van deze verklaring
Deze verklaring gaat over de persoonsgegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn: gegevens van websitebezoekers, contactaanvragen, accounthouders en facturatie.
Deze verklaring gaat niet over de gegevens die klanten zelf in onze software invoeren (zoals processchema’s). Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. Daarvoor geldt een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens wij verwerken
| Categorie | Gegevens | Wanneer |
|---|---|---|
| Websitebezoek | IP-adres en technische gegevens uit serverlogs | Bij bezoek aan de website |
| Contact en offerte | Naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, inhoud bericht | Bij een aanvraag via formulier, e-mail of telefoon |
| Account | Naam, zakelijk e-mailadres, inloggegevens via Microsoft Entra ID | Bij aanmaken en gebruik van een account |
| Support | Communicatie en de inhoud daarvan | Bij een supportverzoek |
| Facturatie | Naam, adres, btw-nummer, betaalgegevens | Bij het sluiten van een overeenkomst |
3. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Uitvoeren van de overeenkomst en leveren van de dienst | Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) |
| Beantwoorden van contact- en offerteaanvragen | Gerechtvaardigd belang / precontractuele fase (sub b/f) |
| Facturatie en administratie | Wettelijke verplichting (sub c) |
| Beveiliging en verbetering van de dienst | Gerechtvaardigd belang (sub f) |
4. Bewaartermijnen
- Contact- en offertegegevens: tot 1 jaar na het laatste contact, tenzij een overeenkomst tot stand komt.
- Accountgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en 6 maanden daarna.
- Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
- Serverlogs: 30 dagen.
5. Ontvangers en verwerkers
Wij schakelen voor de levering van onze dienst de volgende soorten dienstverleners in, die als verwerker namens ons gegevens verwerken:
- Hosting en database: Vercel, Neon
- Bestandsopslag: Vercel Blob
- Authenticatie: Microsoft Entra ID
- E-mailverzending: Resend
- AI-functionaliteit voor procesextractie: Anthropic
Met al deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
6. Doorgifte buiten de EER
Een deel van bovengenoemde dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt gegevens daar. Doorgifte vindt uitsluitend plaats op basis van een passend mechanisme: een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-US Data Privacy Framework) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, eventueel aangevuld met aanvullende maatregelen.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer en regelmatige back-ups.
8. Cookies
Onze website gebruikt geen analytische, tracking- of marketingcookies. Er worden uitsluitend cookies geplaatst die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Hiervoor is geen toestemming vereist.
9. Rechten van betrokkenen
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw gegevens, en het recht bezwaar te maken tegen verwerking. Verzoeken kunt u richten aan
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Contact
Voor vragen over deze verklaring of over de verwerking van uw gegevens: Procesoffice B.V., Werfweg 71, 8243 PG Lelystad,
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.