Algemene voorwaarden

Procesoffice B.V., gevestigd te Lelystad, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 20060733 (hierna: “Leverancier”).
Versie 1 juni 2026.

Artikel 1 - Definities

1. Dienst: de online softwaredienst Procestekening, door Leverancier als SaaS via internet beschikbaar gesteld.
2. Klant: de rechtspersoon of natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die met Leverancier een overeenkomst sluit.
3. Overeenkomst: de overeenkomst tussen Leverancier en Klant op grond waarvan Leverancier de Dienst levert.
4. Klantgegevens: alle gegevens die Klant of diens gebruikers binnen de Dienst invoeren, opslaan of verwerken, waaronder processchema’s.
5. Gebruiker: een door Klant geautoriseerde persoon die namens Klant toegang heeft tot de Dienst.

Artikel 2 - Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen en overeenkomsten van Leverancier.
2. Algemene voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Afwijkingen gelden alleen indien schriftelijk overeengekomen.

Artikel 3 - Offerte en totstandkoming

1. Offertes zijn geldig tot de daarop vermelde datum, of bij gebreke daarvan 30 dagen na dagtekening.
2. De Overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding door Klant of door aanvang van de levering door Leverancier.

Artikel 4 - De Dienst en het gebruiksrecht

1. Leverancier verleent Klant gedurende de looptijd van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor het overeengekomen aantal gebruikers.
2. Het gebruiksrecht omvat geen broncode en geen recht de Dienst te kopiëren, te wijzigen of na te bouwen.
3. Leverancier mag de Dienst doorontwikkelen. Functionaliteit kan in de loop van de tijd worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, mits de kern van de Dienst niet wezenlijk vermindert.

Artikel 5 - Proefperiode

1. Leverancier kan een kosteloze proefperiode van 30 dagen aanbieden.
2. Deze proefperiode kan op verzoek twee keer worden verlengd, eerst met 14 dagen en daarna met 7 dagen.
3. Na afloop van de proefperiode eindigt de toegang automatisch, tenzij Klant een betaald abonnement afsluit.
4. Tijdens de proefperiode wordt de Dienst geleverd zoals beschikbaar, zonder beschikbaarheids- of supportgaranties.

Artikel 6 - Looptijd, verlenging en opzegging

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van twaalf (12) maanden, ingaande op de datum van totstandkoming.
2. Na afloop wordt de Overeenkomst telkens stilzwijgend verlengd met opeenvolgende periodes van twaalf (12) maanden.
3. Opzegging geschiedt schriftelijk tegen het einde van de lopende periode, met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand.
4. Bij niet-tijdige opzegging loopt de Overeenkomst door tot het einde van de volgende periode van twaalf maanden.

Artikel 7 - Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw.
2. Facturatie vindt jaarlijks vooraf plaats. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.
3. Bij overschrijding van de betaaltermijn is Klant van rechtswege in verzuim en is Leverancier gerechtigd de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.
4. Leverancier mag de prijzen jaarlijks per verlengingsdatum aanpassen op basis van de consumentenprijsindex (CBS, alle huishoudens). Andere prijswijzigingen worden ten minste twee (2) maanden vooraf aangekondigd; Klant mag bij een verhoging boven de index opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.
5. Bij niet-tijdige betaling mag Leverancier de toegang tot de Dienst opschorten, na voorafgaande aankondiging.

Artikel 8 - Beschikbaarheid en support (basis-SLA)

1. Beschikbaarheid. Leverancier streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand. Dit is een inspanningsverplichting. Er gelden geen servicecredits of boetes bij het niet halen van dit streven.
2. Buiten de berekening vallen: gepland onderhoud, overmacht, storingen bij derden (zoals hosting- of netwerkleveranciers) en onbeschikbaarheid die toe te rekenen is aan Klant.
3. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd en waar mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd.
4. Support is beschikbaar via e-mail (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.) en telefoon (06 - 47 05 97 95), op werkdagen tijdens kantooruren (09:00 tot 17:00).
5. Responstijd. Leverancier reageert op supportverzoeken binnen één (1) werkdag.
6. Herstel. Leverancier spant zich naar beste vermogen in om storingen te verhelpen (best effort). Er geldt geen gegarandeerde hersteltijd.
7. Back-ups. Leverancier maakt dagelijks een back-up van de gegevens. Herstel uit back-up geschiedt op best-effortbasis.

Artikel 9 - Verplichtingen en verantwoord gebruik

1. Klant is verantwoordelijk voor het beheer van toegangsgegevens en voor het gebruik dat via zijn account plaatsvindt.
2. Klant gebruikt de Dienst niet voor onrechtmatige doeleinden en niet op een wijze die de werking of beveiliging schaadt.
3. Klant staat in voor de juistheid en rechtmatigheid van de Klantgegevens.

Artikel 10 - Klantgegevens, eigendom en privacy

1. Klantgegevens blijven eigendom van Klant. Leverancier verkrijgt uitsluitend het recht deze te verwerken voor zover nodig om de Dienst te leveren.
2. Voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de Klantgegevens treden partijen op als respectievelijk verwerkingsverantwoordelijke (Klant) en verwerker (Leverancier). Hierop is een afzonderlijke verwerkersovereenkomst van toepassing.
3. Op de verwerking van persoonsgegevens waarvoor Leverancier zelf verantwoordelijke is, is de privacyverklaring van Leverancier van toepassing.
4. Bij beëindiging stelt Leverancier de Klantgegevens gedurende 30 dagen beschikbaar voor export, waarna deze worden verwijderd.

Artikel 11 - Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst en de onderliggende software berusten bij Leverancier of diens licentiegevers.
2. Niets in de Overeenkomst draagt deze rechten over aan Klant.

Artikel 12 - Geheimhouding

1. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst ontvangen vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor het doel waarvoor zij is verstrekt.
2. Deze verplichting blijft na het einde van de Overeenkomst van kracht.

Artikel 13 - Aansprakelijkheid

1. De totale aansprakelijkheid van Leverancier per gebeurtenis of reeks samenhangende gebeurtenissen is beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Leverancier heeft betaald.
2. Leverancier is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens en bedrijfsstagnatie.
3. De beperkingen in dit artikel vervallen voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Leverancier.
4. Een aanspraak op schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen twaalf (12) maanden na het ontstaan schriftelijk bij Leverancier is gemeld.

Artikel 14 - Overmacht

1. Geen van partijen is gehouden tot nakoming indien zij daartoe verhinderd is door overmacht, waaronder storingen bij toeleveranciers en uitval van internet- of stroomvoorziening.
2. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen.

Artikel 15 - Wijziging van de voorwaarden

1. Leverancier mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf bekendgemaakt.
2. Bij een wijziging die de positie van Klant wezenlijk verslechtert, mag Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

Artikel 16 - Beëindiging

1. Elke partij mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk ontbinden indien de andere partij na ingebrekestelling tekortschiet, of in geval van faillissement of surseance van betaling.

Artikel 17 - Toepasselijk recht en geschillen

1. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Lelystad.