Een Speech Act-schema laat niet zien hoe een gebouw eruitziet, maar wie waar zit en wie met wie praat. Het toont wie wat aan wie vraagt en wie wat oplevert. Elke verbinding is een afspraak tussen twee rollen.
Rollen, geen personen
De blokken in een schema zijn rollen, geen personen. “Monteur” betekent iedereen die deze week die rol vervult. Een schema toont de manier van samenwerken in termen van afspraken, niet het organogram. Eén persoon kan meerdere rollen vervullen.
Samenwerken kent 5 stappen
Lees elke afspraak alsof het een gewoon gesprek is:
- Verzoeken - “Kun je dit voor me doen?” Wat wordt er precies gevraagd?
- Beloven - “Ja, dat doe ik, en het is klaar op dinsdag.” De uitvoerder zegt toe.
- Uitvoeren - het werk wordt gedaan.
- Verklaren - “Het is af, kijk maar.” De uitvoerder meldt dat het klaar is.
- Accepteren - “Ja, dit is goed.” De vrager keurt het goed.
De meeste tools stoppen bij “het werk is gedaan”. Deze methode maakt ook het verzoek en de acceptatie expliciet, want juist daar ontstaan in de praktijk de meeste misverstanden.
Zeven doelen van samenwerken
Niet elke afspraak is uitvoering. Het type beschrijft het karakter van de afspraak:
- Uitvoeren - daadwerkelijke productie of dienstverlening.
- Adviseren - advies leveren zonder beslissingsbevoegdheid.
- Beslissen - een besluit nemen op basis van input.
- Controleren - toetsen of het resultaat aan de normen voldoet.
- Goedkeuren - formeel fiatteren.
- Informeren - eenzijdige informatieoverdracht.
- Registreren - gegevens vastleggen, vaak een afspraak van een rol naar zichzelf.
Bronnen: Winograd en Flores
De methode is ontwikkeld door Fernando Flores, voortbouwend op het werk van Terry Winograd over taalhandelingen (speech acts). De kerngedachte: een organisatie is een netwerk van vragen en beloven (“speech acts”). Communicatieve handelingen die over en weer verplichten. Gericht op goed samenwerken.
Waarom dit beter werkt dan vakjes en pijlen
- Verantwoordelijkheid wordt zichtbaar: wie vraagt, wie levert, wie keurt goed.
- Verborgen stappen komen boven water, zoals registraties en controles die eerst vanzelfsprekend leken.
- Het schema blijft leesbaar voor zowel de werkvloer als de directie, in dezelfde taal.
Procestekening is op deze methode gebouwd. Je tekent niet alleen hoe het werk loopt, maar legt vast wie waarvoor verantwoordelijk is.