Actoren in procesbeschrijving: vergeet nooit de motor van de bedrijfsvoering

Actoren, mensen, medewerkers, klanten, leveranciers en andere partijen in jouw proces: ze zijn de motor van de bedrijfsvoering. Ooit beweerde ik iets anders. Je vindt het nog ergens op het internet. Ik ga er zo nog op in. Maar vele jaren nu gebruik ik bij het beschrijven van processen altijd beelden of modellen waarin de actoren prominent aanwezig zijn. Immers, zijn de actoren, de mensen in de organisatie, niet de alfa en de omega van de werkprocessen in de organisatie?

Lang geleden schreef ik een artikel "communicatie als motor van de bedrijfsvoering". Natuurlijk vereist elke communicatie een actor. Maar voorop, het begin van alles, staat niet de communicatie maar zijn de actoren in het werkproces de motor van de organisatie. De communicatie, het verbinden en samenwerken met anderen, is niet oorzaak maar gevolg. Op het internet kun je mijn oude titel nog vinden. Vandaag leggen we een ander accent.

Bij communiceren in organisaties denk ik aan connectie, aan verbonden zijn met anderen in de organisatie. Een open deur is te zeggen dat communicatie in vele soorten en maten nodig is voor het goed functioneren van organisaties. Overigens, ik las vorige week dat veel organisaties afscheid nemen van de speciale functies voor communicatieprofessionals....

Wat of wie is de motor van de bedrijfsvoering? ‘Motor’ doet denken aan bewegen en aan paardenkrachten. Ik zie in organisaties allemaal ‘machientjes’ of ‘motortjes’ die de organisatie in beweging brengen. Mensen, medewerkers geven hun competenties en krachten voor het presteren van de organisatie. Inderdaad: actoren als motor van de bedrijfsvoering. 

Even een uitstapje: de Franse filosoof Deleuze verwoordt de essentie van 'mens zijn' met de metafoor ‘verlangmachine’. Mensen zijn in de kern 'verlangmachines', aldus  deze denker. Inderdaad kun je zeggen dat 'verlangen' de mensen, dus ook de medewerkers in een organisatie, in beweging brengt. De medewerkers maken als ‘verlangmachines’ verbinding met elkaar. De actor met de grootste verlangens in een bedrijfsproces staat aan de deur van de organisatie: de klant. De klant vraagt (verlangt) een organisatie in beweging te komen. Zo maken klanten verbinding met de front office en verbindt de front office zich weer met actoren in de back office. Zo zijn we in een keten van 'motortjes' met elkaar verbonden. Zo leveren wij samen de gevraagde prestaties.

Om over na te denken
Okay, actoren zijn de motor van de werkprocessen in een organisatie. Zij zijn de alfa en de omega van de organisatie. Daarom begin ik graag met de actoren bij het beschrijven van processen. Dat maakt de procesbeschrijving heel concreet. Nooit meer een bedrijfsproces visualiseren zonder actoren! Wat doe jij als organisatiecoach, als HRM professional of als kwaliteitsmanager? Welke modellen of beelden gebruik jij in jouw adviespraktijk? Modellen en procesbeschrijvingen mèt of zonder de actoren van de bedrijfsvoering?